■ ファイリング コンサルティング
「できる社員はここを見る」
あなたを悩ます「有能社員の仕事ぶり」と「残業代」の相関関係
「探し物はなんですか？！」
いきなりの質問ですが、御社の秘書、または従業員さんは
社長にとって満足のいく仕事ぶりですしょうか？
もちろん有能な人材を求めて採用したに違いありませんよね。
「人財」といわれるくらい、今や有能な人材が会社の成功を握っているといっても過言ではありません。
でも日々の業務に追われる社長の貴方は従業員さんの本当の姿を見抜けていないかもしれません。
もし少しでも「疑問」が生じているなら、まずは下記の項目をチェックしてみてください。
■ ファイリング 危険度チェック 10項目
1.従業員の机の上は、今にも崩れそうな書類の山！！
2.従業員がいつも机の隅で作業している。
3.従業員がいつも探し物をしている。
4.必要な書類がでてくるまでに、3分以上かかる。
5.常時使用するファイルや書類が遠いキャビネットからでてくる。
6.事務用品のストックの在り処がどこだかわからない。
7.全員で閲覧すべきファイルが個人の机に収まっている。
8.数枚綴じただけのファイルが机、キャビネットの中に5冊以上倒れている。
9.開かずの引き出し、もしくはキャビネットがある。
10.コンピュータのデスクトップには数え切れないくらいのファイルが置かれている。
ひとつでも該当したなら、貴方の会社は要注意かもしれません。
■ 適材適所 有能な人材を見抜く！！
一般的に「机上を整然として順番に仕事」をする人は、「経理」などの数字を扱う事務職などに
向いていると言われます。
逆に机上がどうであれ、書類をどんどん山積みにしながらも、多種の仕事を同時にこなすことができる人は、 「クリエイティブ」な仕事に向いていると言われます、
もちろんそれぞれのタイプに長所と短所があり、職種によって、求める人材像も違ってきますが、
ここでは特に、経理などの「事務職」に適した人材の見抜き方を考えてみたいと思います。
1.「山積みの仕事？！」＝「仕事してます！アピール？！」
御社の従業員さんは帰り際、机をスッキリさせて帰宅されますか？
もしくは仕事に一段落がついたとき、一度スッキリさせていますか？
これなら「合格」です。でも常に、机周りにはゴミとも書類ともつかない
ものが溢れ、机の上は壁のようにファイルや書類が立ち並び 、
なくてもいいもの（例えば使い古しの封筒や、日頃使用しないファイル）が溢れているなら、要注意です。
きれいな机上で常に仕事をしろというのは酷ですが、
「乱雑」な机上でいつも「忙しそうに」仕事をし、いつも「忙しい」を口癖に、
仕事の締め切りを延ばしてばかりいるなら、もっと危険です。
「山積みの仕事」に追われる彼らはいつか、「山積みの仕事＝机上の書類」となり
「机に書類を積む」ことが「忙しく仕事をしている」というアピールになっていることがあるからです。
往々にして彼らは上記の、2-4に重複該当しるようです。
2.「机の上がきれいな人ほど仕事が出来る？！」
要壁のごとく積まれた書類の陰で、小さくなりながら机の1/3程度のスペースで無理やり作業をし、
ひどい場合は、隣の人の机を占領してしまう現象を見かけませんか？
作業スペースが確保できないために生じる現象ですが、そういう方に限ってあちこちに
書類を広げるあまり、一度に多くのことを指示されると、優先順位をつけて処理が
できなかったり、いつまでも１つの業務が完了していない傾向もあるようです。
「片付けられない？」を疑ってみるのも、「人財を見抜くワザ」ですよね。
3.4「書類探しは人生の無駄」
１００人が働いているオフィスで、一日に一人１０分、
書類を探すのに時間を費やすと、年間で1000万円以上の費用がかかる?!
月間２１日間勤務、勤務時間７時間３０分、年収５００万の社員としましょう。
給料を時給に直すと、
500万÷１２ヶ月÷２１日÷7.5時間＝2646円
１０分当たり４４１円
つまり100人で一日44100円、一年で１１１３万２千円の無駄な経費。
この年間費用を新たな人材に投入すれば、年収５００万円の人を２人も雇えるのです！！
生産性のない書類探しに労力やお金を費やすのか、
会社の利益を生み出したり、プライベートタイムを増やすのか。
まずは毎月必要な書類の提示を指示してみてください。
目的の場所にさっと行き、ファイルもしくは書類が提示できれば合格です。
しかし「えーっと」と言いながらでてこない、積み上げた書類の下や、立ち並ぶ壁の中から
必死に探す、不必要な封筒や箱の中に入っていたりすれば、一層危険な状態といえます。
5.6.1つの作業に無駄な動作
右利きの方の電話は左にありますか？使い古した封筒はたくさん机上に並んでいるのに、
いざ郵送しようとすると、新封筒は遠いキャビネットにはるばる取りにいく。
毎日見るはずのファイルを遠いキャビネットから、閲覧頻度の少ないファイルが机の中からでてくる。
これに該当する方はまず、1つ、1つの作業に無駄な動作がないかチェックしてみてください。
「作業動線」を配慮していないファイリングは無駄な動作と時間がかかります。
つまり日常の動きを計算した適切な場所にものを置くことが基本となります。
7あたしがやらなきゃ誰がやる？！「抱え込む」
7に該当する方で個人の机に鍵などがかかっていればもっと要注意です。
担当者とはいえ、全員が閲覧すべきファイルを個人の机にしまい、鍵をかけてしまえば、
「私物化」され誰も手をだすことはできません。私物化は問題の始まりです。
人間は見えないルールに支配されてしまう環境になじむと、皮膚感覚に適合してしまい、安定と感じます。
特に変わったことがない限り毎日会社に行き、自分のイスに座ると落着くベテラン社員がその典型。
共有の知的財産であるはずのファイルを「自分のもの化」してしまい、
しばしば他人に迷惑をかけることになります。
ファイリングの基盤体制がなされてないことの証でもあります。
8.9.10「分類の仕方」
作業効率の次に考えるべきものは「分類の仕方」です。
ファイリングで肝心なことは「必要なときに必要な書類がでてくること」であり、
単に数多く細かく分ければいいというものではありません。
多くの方々は「細目」から決めるファイル形式であまりにも「細かく分類しすぎて」
その労力に疲れ、長続きせず断念してしまうのです。
そして数枚しか綴られていないファイルがたくさんできてしまうのですね。
基本はフローチャートの作り方にあります。
では整理してみてみましょう。
ファイリングで今までの仕事の量と質が把握できる？！
＜ファイリングのあるべき姿＞
1.早く、たくさんの情報を仕入れることができる
2.すぐに分類（整理）しておく
3.とりだしやすくしておく（検索しやすく）
＜ファイリングの基本！！＞
1.継続性（毎日）
三日坊主では続かない
2.スピーディ早く
残業したり休日出勤していたら意味がない
3.活動的（動線）
＜ファイリングの利点＞
・ファイリングによる「標準化思考」が身につく
・「ファイリング的思考」：「情報に関心を抱く」情報に感動し、収集、分類、ファイル、
・情報をとりだして使う、直す、メンテナンスすることを習慣化し、継続する、
・複合的にとらえることで、新たなオリジナリティを創造することができる。
情報に対する考え方や、人の移動を簡単に許す、という環境にあるアメリカ等では、口頭表現により
微妙に意思を伝えられない外国人ワーカーへの対応として、情報検索のためのルールとして活用 されているそうです。
ファイルはコミニケーションのメディアのひとつなのですね。
＜ファイリング解決策＞
1.「考え方」の「標準化」と「定型化」：共通の認識
オフィス全体として「考え方を標準化」する。
会社がどのようなファイリング体制をとるべきかを全員に知らせるのです。
まずは「全員が見るもの」「個人が控えるもの」をきっちりと分けて指導しましょう。
共通の認識を全員にもたせることは、上記のように抱え込んでしまう「大御所」タイプへの解決策です。
これは当然のことなのですがあまりに当然すぎて、気がつかないか、比較的人数の少ない会社では
「遠慮」して言えない、というのが実情です。
しかし、「いつ」「誰が」「どんなふうに」ファイル管理するかを全員が判っている事、そしてそれを
当然に実行すべきことを「定型化」して流れを作ることができなければ問題は解決しません。
2.「分類」：「木を見ずして森をみよ」
「考え方」を定めたら、今度は「分類」です。
「全員が見るもの」「個人が控えるもの」「社長（管理職）のみがファイルすべきもの」など流れを分けたら、
「総務」「経理」「売上」「仕入」など今度はそのセクション別にわけていきます。
「大きく分ける」そして必要ならばそれを細分化して仕切っていくのです。
これはコンピューターのフォルダの整理方法にもいえることです。
3.「定位置」
まずは「何を」「どこに」を定める。
頻繁に使うものは「手近に。必要ヒツヨウ頻度の低いものは「遠く」に。
4.作業動線
・使いやすさを考える。
・使う頻度の高い人のそばに目的のファイルを配置する。
・書類の重要度や分量に応じて保管場所を決める。
（非常持ち出しの重要書類や有価証券などは管理職近くのカギつきキャビネットに保管するなど）
・オフィスレイアウトにも関連づける。
人間の動線やアメニティ（快適性）を追及したオフィスレイアウトで人の動きを計算に入れましょう。
5.「行動」
使ったら元に戻す
6.「道具、器具」
用紙サイズ、バインダーの種類、規格統一
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オフィス奏夢 ・ 寺崎社労士事務所
代表 寺崎真喜子
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